Dokumentum archiválás

Ahogy fogyatkoznak természeti erőforrásaink, úgy válik egyre fontosabbá a környezettudatos hozáállás az üzleti világban is.

Már több vállalkozás is "papírmentes irodaként" működik, tehát az iratkezelést teljesen elektronikusan intézik. Itt a dokumentumok elektronikusan készülnek, és az iratok megléte többszörösen tükrözött háttértárolókon van biztosítva. Ennek első lépcsőfoka, hogy egyrészt a meglévő irattárat kell digitalizálni, másrészt a folyamatosan beérkező iratokat kell szkennelni, majd rendszerezni.


Két irat archiválás -méretben dolgozunk a lapok darabszáma szerint:


 

  • Kis darabszámú (<10.000 lap)


Ha a digitalizálás kisebb méretben történik, a megrendelő maga hozza el az iratokat a stúdiónkba. Helyben, rövid idő alatt átbeszéljük az igényeket, a sorrendet, a mentés formátumát, és a digitalizálás határidejét. A dokumentum szkennelés listaáron történik, hacsak nem merül fel olyan nehezítő tényező, ami jelentősen befolyásolná a munkavégzés idejét.



Nagy darabszámú (>10.000 lap)


Egy nagy volumenű irat archiválás először az igények felmérésével, az archívum megtekintésével, befotózásával kezdődik. Az egész folyamatban a pontos előkészítés a legfontosabb, mert ha már elkészült a digitalizálás, csak rosszul rendszerezve, az olyan, mintha nem csináltunk volna semmit.
 

 

 

 


A pontos árajánlathoz felmérjük a dokumentumok állapotát, és a tárolás korábbi rendszerét:

  • Gyűrődés előfordul-e a lapokon;
  • Tűzések, kapcsok, vannak-e bennük;
  • Egy-vagy kétoldalasak-e;
  • Milyen kezelési egységekre lehet a teljes anyagot felbontani;
  • Hogyan, milyen feltételekkel mozgathatók, szállíthatók az iratok.


Majd ezen adatok alapján tervet készítünk az archiválás szervezésére:

Mely egységek milyen sorrendben készülnek el, milyen határidővel. Javaslatot teszünk a kész állományok file-szerkezetére, elnevezésére, hogy az minél inkább illeszkedjen az addigi tárolási-visszakeresési szisztémába. Javaslunk adathordozót, és -együttműködve a megrendelő informatikai rendszerét üzemeltetőkkel- kidolgozzuk a jövőbeni biztonságos, és könnyen kezelhető tárolási módot.

Nagy darabszámoknál mindig egyedi árat számolunk, mivel egy archívumban kevesebb a meglepetés, sokkal jobban tervezhető. Az anyagok minősége, állapota egy tárolási helyen belül viszonylag konstans.
 

Szkennelés OCR-rel:

Az optikai karakterfelismerés rengeteget fejlődött az utóbbi években, de még nem nevezhető tökéletesnek. Még a legjobb szoftver se tud 90-95%-os felismerési pontosság fölé menni. Ha a szkennelt anyagokat hibátlanul, word vagy más szöveges dokumentumban szeretné tárolni, sok időt el kell tölteni az utólagos korrektúrázással. A hibaszázalékot lehet javítani a program betanításával, így jobban fogja majd kezelni a speciálisabb betűtípusokat. Szövegfelismert iratokat kétrétegű PDF formátumba, vagy a népszerű irodai szoftverek fájltípusába (doc, rtf, txt) tudjuk elmenteni.

 

Könyv digitalizálás, és sérülékeny iratok szkennelése:



    

A könyv szkennelés, és az erős fénynek nem kitehető iratok mentése mindig kihívásokkal teli. Mivel egyiket se lehet egyszerű lapolvasóval digitalizálni, más megoldást kellett keresnünk. Az egyetlen járható út egy kellően nagy felbontású digitális fényképezőgéppel képzelhető el: Egy szépen rajzoló, alacson torzítású optikával, állítható tárgyasztallal, és minőségi bevilágítással szinte minőségromlás nélkül lehet a könyveket-iratokat oldalanként befotózni. A végeredmény egy Iapozható PDF lesz. Hogy a könyv kepei jo minosegben megmaradjanak, nem érdemes a hellyel fukarkodni, egy 80-100 oldalas könyv mérete elérheti a 200Mb-ot is.

IRATOK-DOKUMENTUMOK szkennelése, tárolása

-Kétoldalas iratokat is vállalunk;
-PDF, TIFF, vagy JPG formátumban is kérhetők a képek;
-Igénytől függően 150, 200 vagy 300 dpi-n dolgozunk.

    
     
Különálló A/4-es oldalak szkennelése PDF-be 0-1000 oldal 139 Ft/oldal
  1000 - 50.000 oldal 89 Ft/oldal
  50.000 oldal felett 69 Ft/oldal
     
GYORS SCAN (Gyűrűs mappákban, tűzve, genothermekben) tárolt A/4-es oldalak szkennelése PDF-be) 0-1000 oldal 199 Ft/oldal
A/4-es oldalak szkennelése PDF-be -A tűzéseket leszedjük de nem tesszük vissza -Egy mappa egy PDF lesz (200-400 oldal) -Az iratok sorrendje megmarad, lyukasztva kerülnek lefűzésre 1000 - 50.000 oldal 149 Ft/oldal
  50.000 oldal felett 99 Ft/oldal
     
NORMÁL SCAN (Gyűrűs mappákban, tűzve, genothermekben) tárolt A/4-es oldalak szkennelése PDF-be) 0-1000 oldal 399 Ft/oldal
A/4-es oldalak szkennelése PDF-be -A tűzéseket leszedjük és visszatesszük -Minden tűzés és genotherm egy külön PDF lesz -Az iratokat ugyanúgy mappázzuk, ahogy érkeztek, minden tűzést, rendezést visszaállítunk -A PDF fájlok egyedi címmel lesznek mentve 1000 - 50.000 oldal 299 Ft/oldal
  50.000 oldal felett 199 Ft/oldal
     
Könyvek, újságok, magazinok szkennelése
 
A/4 (21*29,7 cm)-en belüli könyvméret:    
Egyben lévő kiadványok estén (nem szétvágható, az eredeti sértetlen marad) 300dpi, kimenet: jpg/pdf   259 Ft/oldal
Szétvágható kiadványok estén (levágjuk a gerincet, lapadagolóval mentjük) 300dpi, kimenet: jpg/pdf   149 Ft/oldal
A/3-A/4 közötti könyvméret, maximum: 30x46cm    
Egyben lévő kiadványok estén (nem szétvágható, az eredeti sértetlen marad) 300dpi, kimenet: jpg/pdf   499 Ft/oldal
Szétvágható kiadványok estén (levágjuk a gerincet, lapadagolóval mentjük) 300dpi, kimenet: jpg/pdf   289 Ft/oldal
Feldolgozási lehetőségek:    
Rendezett PDF készítése: (kép alapú PDF, kifehérített háttérrel, kiegyenesített oldalakkal, ellenőrzött-javított oldaltájolás) könyvenként   6999 Ft
Normál szövegfelismerés (kép alapú PDF, kifehérített oldalháttér, kiegyenesített oldalak, ellenőrzött-javított oldaltájolás, képhatárok ellenőrzése, szövegfelismerés a könyv nyelvén) könyvenként, kimenet: PDF, DOCX, RTF, ODT, TXT, EPUB   11999 Ft
Extra szövegfelismerés 30 perc feltanítással a pontosság javítása érdekében, könyvenként, kimenet: PDF, DOCX, RTF, ODT, TXT, EPUB   24999 Ft
Prémium szövegfelismerés teljes korrektúrával, szavanként ellenőrizve munkaóránként, kimenet: PDF, DOCX, RTF, ODT, TXT, EPUB   34999 Ft
     
 

 

 
Színes jelölések, megjegyzések, aláhúzások, kihúzások törlése az oldalképekből könyvenként   9999 Ft
     
Irattárolás archiváló dobozokban (5-6 mappa/doboz) dobozonként 899 Ft/hó

Nagyobb mennyiség esetén kérj ingyenes felmérést munkatársunktól!

 

 

 

 

 

 

 

 


 

MINIMÁLIS RENDELÉS?! OLYAN NINCS!

Bármilyen méretű megbízással szívesen foglalkozunk. Egy ügyfelünk például a cége eladása miatt szerette volna az iratokat egy példányban magánál tudni. Az iratok egy mappát tettek ki ugyan, de volt vele munka bőven: A lapokból négyszáz tűzést- vagy gemkapcsot távolítottunk el, és sok volt köztük a különleges papírtípus: Kitépett füzetlapok, befizetett csekkek, bolti blokkok a sok hagyományos, A4-es lap mellett. Szerencsére az iratszkennerünk a névjegykártya mérettől tud beolvasni, egyik különleges iratméret sem jelentett gondot. A szkennelés végeztével 100 év élettartamú Kodak lemezen adtuk oda a PDF-eket.

EGYSZERŰ, VAGY KÉTRÉTEGŰ PDF?

Egy ügyfelünk kérdezte, hogy mi a különbség a kettő közt, ezt tesszük most tisztába. Ha valakinek csak olvasásra kell a digitalizált könyv, vagy irathalom, akkor elegendő neki az egyrétegű PDF. Ez tartalmazza a képként beszkennelt oldalakat, lapozható formában. Remekül használható, bármilyen számítógépes környezetben ugyanúgy fog kinézni a dokumentum. A kétrétegű PDF annyival tud többet, hogy ott egy szövegfelismerés előzi meg a véglegesítést. A látható oldalkép ugyanaz a szkennelt oldal lesz, viszont az oldalkép alatt ott lesz a felimert szöveg is, ami kijelöhető, kimásolható onnan. A felismert karakter alapú szöveg adja későbbi, kereshető adatbázisba foglalás alapját is. Egyszerű PDF-ből lehet csinálni kétrétegűt, és viszont.

EGY ÖREG RÁDIÓAMATŐR MEGRENDELÉSE...

Egyik első könyves megrendelésünk volt ez, az úr aki megrendelte, rádióamatőr volt. Nagyon szerette volna digitális formában viszontlátni a könyvét, melynek írásában ő is segédkezett anno. Az 50-es években adták ki, és rádióamatőrök írásait, jegyzeteit, naplóit tartalmazta. A lapjai már annyira elöregedtek, hogy lapozni is alig lehetett tépés nélkül. Két embernek több órai munkája ment bele, de sikerült szépen bevilágítani, és befotózni a könyvet. A végén PDF-ben adtuk át a megrendelőnek.

 

JEGYZETEK AZ ÖRÖKKÉVALÓSÁGNAK...

Egyik érdekes megkeresésünk volt, amikor spirálfüzetet kellett szkennelnünk: Ügyfelünk elvégzett egy sokezer dolláros tanfolyamot, és szerette volna biztonságban, az otthoni számítógépén is őrizni a tanfolyami jegyzeteket. A füzetek műanyag spirálozva készültek, először a saját spirálozónkkal leszedtük a kötést, beszkenneltük az oldalakat adagolószkennerrel, majd visszafűztük a füzeteket. Egy füzet egy lapozható PDF lett, a megrendelő saját Pendrive-jára másoltuk fel.